‘Een kantoor is geen lab’

In hoeverre heeft een gezond en circulair kantoor invloed op de gezondheid van werknemers? Wim Pullen, directeur van het Center for People and Buildings, vindt dat er onevenredig veel aandacht is voor materialen, binnenklimaat en andere fysieke aspecten van een kantoor en de invloed daarvan op de gezondheid. Hij pleit voor meer aandacht voor de ‘sociale’ aspecten van gezondheid. ‘Het ziekteverzuim door stress en burn-out is 15 keer zo hoog als door fysieke oorzaken als binnenklimaat’.

Het Center for People and Buildings (CfPB) doet al jaren onderzoek naar de tevredenheid van werknemers over hun werkplek. Wat blijkt: werknemers vinden het comfort van de werkplek het belangrijkste aspect van een kantoor. Daarna komt de vraag of ze zich er goed kunnen concentreren, en op de derde plek staat de bereikbaarheid van het gebouw. Deze factoren steken met kop en schouders uit boven andere aspecten als faciliteiten en architectuur. Kijk je naar waar werknemers ontevreden over zijn in hun kantoor – en dat deed het CfPB het afgelopen decennium in 240 casestudies – dan blijkt dat juist de mogelijkheid om je te concentreren hét pijnpunt is in veel kantoren, direct gevolgd door het binnenklimaat en de privacy van de werkplek. 

Het binnenklimaat staat in de top 3 van ‘kantoorergernissen’. Tegelijkertijd heeft het een bewezen invloed op de gezondheid van mensen, kijk naar het sick building syndrome. Zijn fysieke factoren als klimaat, akoestiek en verlichting niet juist essentieel in een gezond gebouw?

‘Gezondheid zit ook in het gedrag van mensen. Ik hanteer overigens de brede WHO-definitie van gezondheid: het is niet slechts de afwezigheid van ziekte, maar een staat van welbevinden op fysiek, mentaal én sociaal vlak. Vaststaat dat werken in een gebouw een effect kan hebben op de gezondheid. Maar klachten door een slecht binnenmilieu nemen juist enorm af, mede omdat er steeds hogere eisen aan gebouwen worden gesteld door de overheid. 

Ik vraag me af of we wel oog hebben voor de juiste prioriteiten. Leuk hoor, een circulair gebouw, maar herbruikbare, niet-schadelijke materialen hebben slechts een marginaal effect op de gezondheid van mensen. Kijk liever naar de basisindeling van een kantoor: zijn er voldoende plekken om veilig te communiceren, is er voldoende privacy? Daarnaast is de organisatiecultuur van groot belang. Worden overwerken en altijd bereikbaar zijn als ‘normaal’ beschouwd? Kunnen werknemers zichzelf zijn en krijgen ze voldoende steun van hun leidinggevende? Het aantal burn-outs stijgt enorm en dat is mede te wijten aan die aspecten. Het ziekteverzuim door stress en burn-out is zelfs 15 keer zo hoog als door fysieke oorzaken als binnenklimaat. Ja, de fysieke kant moet in orde zijn. Ik zie het als een minimumvereiste, maar het echte verschil ga je er niet rechtstreeks mee maken. Het ligt een stuk subtieler.’

Een gebouw kan mensen ook aanzetten tot gezond gedrag. Bijvoorbeeld met een gezond aanbod in de kantine of door de trappen extra zichtbaar te maken en de liften te verstoppen. Wat vindt u daarvan?

‘Met ‘nudgen’ moet je voorzichtig zijn, het heeft ook zo zijn keerzijdes. Aansporen tot gezond gedrag kan door werknemers als manipulatief worden ervaren, zo blijkt. Het kan argwaan opwekken. Bovendien: hoe ver moet je gaan? Moet je mensen aanspreken als ze tien koppen koffie per dag drinken, of een kroket eten bij de lunch? En wat te denken van risicovolle hobby’s? Je kunt het een werknemer moeilijk verbieden om in het weekend rugby te spelen, ook al loopt hij daardoor een blessure op en kan hij maandag niet werken. Kortom: het stimuleren van gezond gedrag is een wisselwerking tussen de verantwoordelijkheid van de werkgever en de werknemer. We hebben allemaal de vrijheid om te kiezen voor een bepaalde levensstijl. Wat je als werkgever kunt doen: agendeer het onderwerp, maak het bespreekbaar. Daarvoor heb je een open bedrijfscultuur nodig.’ 

Kunnen kantoren zaken als productiviteit, mate van samenwerking en werkgeluk beïnvloeden?

‘Er is veel onderzoek gedaan naar dit soort onderwerpen, maar er is weinig eenduidigheid over bijvoorbeeld definities. Neem productiviteit: bedoel je daarmee de arbeidsproductiviteit per werknemer of de invloed van alle businessactiviteiten op de output? Een gebouw is in zekere mate conditionerend, maar er zijn zoveel variabelen, neem alleen al iemands privéomstandigheden. De relatie tussen de werkomgeving en productiviteit is een waanzinnig ingewikkeld verhaal en er is geen compleet overzicht van causale verbanden of succesvolle interventies.

Opvallend genoeg worden Nobelprijzen vaak gewonnen in gebouwen die zo desolaat zijn als een woestijn. Daar kun je veel experimenteren en de sfeer tussen wetenschappers onderling is geweldig. Belangrijk voor werkgeluk en mate van samenwerking is de vrijheid die mensen hebben om de werkomgeving naar hun eigen hand te zetten. Die wetenschappers mochten stukken uit de vloer zagen om experimentele opstellingen te maken. Hebben werknemers de vrijheid om een werkplek te zoeken die past bij hun activiteiten? Kunnen ze zelf het raam openzetten of de verwarming lager? Autonomie en keuzevrijheid zijn ontzettend belangrijk voor werkgeluk, en de sfeer en uitstraling van de werkplek zijn medebepalend.’ 

De populariteit van de open kantoortuin lijkt alweer op zijn retour. Ze voldoen niet aan de verwachting of ‘werken’ niet. Hoe komt dat?

‘Er is inderdaad discussie over kantoortuinen. Maar het is een illusie om te spreken over dé kantoortuin. Vaak is niet het hele kantoor open. Er zijn altijd wel hokjes of afscheidingen. We moeten de problematiek niet generaliseren, je moet specifiek zijn. De vraag is dus: welke variabelen spelen een rol, wat is oorzaak en wat is gevolg? Hebben mensen te veel afleiding of te weinig privacy? Gedrag is sterke veroorzaker van afleiding: mensen lopen langs, beginnen een praatje of gaan juist meer mailen omdat ze niet willen praten of bellen. Maar de oorzaak kan ook het kantoorontwerp zijn. Misschien is het technisch ontwerp van de concentratieruimtes niet goed. Of staan meubels zo opgesteld dat er geen echte privacy is, bijvoorbeeld met tussenschotten waardoor je elkaar niet ziet maar nog wel hoort.’

Wat is de nieuwste ontwikkeling op het gebied van kantoorconcepten?

‘Activiteitgerelateerd en flexibel werken zullen blijven. Vaak spelen de kosten een rol: als je iedereen een eigen bureau wilt geven heb je twee keer zoveel ruimte nodig. Maar als het ontwerp niet is aangepast op de werkprocessen en de variatie aan activiteiten of als er technische fouten in het ontwerp zitten, kom je nergens. Het ontwerpproces is belangrijk, maar daar mankeert het nogal eens aan. Ontwerpers hebben vaak te weinig kennis van psychologische effecten van ontwerpkeuzes en stellen dan esthetiek boven functionaliteit. 

Een andere factor om rekening mee te houden, is gedrag. Werknemers doen vaak niet wat we dachten dat ze zouden doen. Zeker als ze niet meegenomen zijn in de keuze voor een kantoorconcept en niet voorbereid zijn op de veranderingen. Wees open over wat je verwacht van mensen. Als dat niet goed gaat, duurt het lang om het vertrouwen in de werkomgeving en het management te herstellen. Eén ding over het hoofd zien kan je Waterloo betekenen. Ons werkplekspel is een goed instrument om gedragssituaties te bespreken en verwachtingen te managen.’

Gebouwen worden steeds ‘slimmer’: er wordt van alles gemeten en onderzocht om de werkomgeving onderbouwd te kunnen optimaliseren. Wat heeft die kennis opgeleverd?

‘Het CfPB doet dat soort onderzoeken al zo’n twintig jaar. De uitdaging is om de complexiteit te doorgronden van hoe dingen met elkaar samenhangen. We moeten, en dat is heel moeilijk, kijken of we hypotheses kunnen opstellen over welke verbanden er zijn. Zoals je ook kunt zeggen: roken veroorzaakt hart- en vaatziekten. Om zoiets te benoemen voor de kantooromgeving, met alle individuele mentale, fysieke en sociale variabelen daarin, zou je langdurig groepen kantoorgebruikers moeten onderzoeken en controlegroepen moeten hebben. Maar het kantoor is geen lab. We moeten dus voorzichtig zijn met grote conclusies trekken.’

Hoe ziet u het toekomstige kantoor?

‘Kantoren blijven plekken waar je geconcentreerd moet kunnen werken en waar een variëteit aan werk- en overlegplekken aanwezig is. Ook denk ik dat er steeds meer gemaksdiensten aanwezig zullen zijn op het werk, bijvoorbeeld dat je je boodschappen op je werk kunt laten bezorgen, dat er een kinderopvang is, een masseur of een kapper. Nu kan dat allemaal: we zitten in een hoogconjunctuur. Zodra er weer een crisis komt, zijn dat de eerste dingen waarop wordt bezuinigd.

Een van de vragen voor de toekomst is ook hoe nieuwe generaties werk en privé gaan scheiden of juist combineren. Er wordt weleens beweerd dat nieuwe generaties werk en privé goed door elkaar kunnen laten lopen. Ik vraag me af of die aanname correct is: jonge mensen op de arbeidsmarkt hebben vaker een burn-out dan oudere generaties. Ook wordt gezegd dat nieuwe generaties een ander waardenpatroon hebben: werken moet iets bijdragen aan de wereld en aan je eigen welzijn. Het kantoor is daarin ook een factor, maar de vraag is wat er gebeurt als de economie verslechtert. Zullen we dan een lager welvaartsniveau accepteren ten gunste van een hoger welzijnsniveau? Zal dan nog steeds worden verwacht dat een kantoor bijdraagt aan de gezondheid en het werkgeluk? 

Als je kijkt naar hoe mensen wereldwijd werken, zoals mooi is verbeeld in het boek Bureaucratics van fotograaf Jan Banning, hebben wij in het Nederland heel goed. Maar als er een Werkplek Mopper Index zou bestaan zouden we daarin een topscore halen. We zien echter in onze data over flexplekken dat er evenveel tevreden mensen zijn als ontevreden, met ook een flinke neutrale groep. Dat geeft hoop.’