Open ruimtes zijn heel slecht voor de intellectuele productiviteit van werknemers, stelt breinwetenschapper Theo Compernolle. Hij geeft tips voor een kantoorinrichting waar je hersenen wél optimaal functioneren.
Voor de meeste werkenden is hun brein hun belangrijkste bezit. Maar veel kantoorwerkers halen niet het optimale uit hun hersenen, betoogt Compernolle in zijn publicatie The open office is naked: the fifth brainchain. Volgens Compernolle, tevens auteur van Ontketen je brein en Zo haal je meer uit je brein, verlagen slecht ontworpen kantoren de hersenproductiviteit met 30 tot 50 procent. ‘Waarom zou je de beste werknemers willen inhuren als je ze in een werkomgeving laat functioneren die hun productiviteit ernstig aantast?’ Een goed kantoor is volgens hem een investering die veel meer kan opleveren dan de besparing van een goedkoop kantoor.
Om een breinvriendelijk kantoor te kunnen ontwerpen, moet je begrijpen hoe het brein werkt en welke omstandigheden optimaal zijn. Compernolle legt uit dat de hersenen zijn in te delen in drie delen: het primitieve reflexbrein dat reageert op impulsen in het hier en nu, het reflecterende brein waarmee abstract denkwerk wordt verricht en het archiverende brein dat informatie opslaat en verwerkt wanneer je niet bewust aan het nadenken bent.
Verspilling van tijd, creativiteit en kwaliteit
Volgens de wetenschapper zijn er drie manieren waarop we ons brein ‘ketenen’ op kantoor en waardoor we niet goed functioneren: (1) constant online en bereikbaar zijn, (2) multitasken, en (3) stress. ‘Constant bereikbaar zijn, bijvoorbeeld door je mailbox de hele dag open te laten staan of je telefoon continu te checken, noem je ook wel hyperconnectiviteit. Dat maakt je reflexbrein altijd reactief, en dat is heel ad-hoc. Daardoor kun je geen diep denkwerk verrichten, geen échte connectie maken met anderen en krijg je te maken met een informatie-overload.’
Over multitasken kan de wetenschapper kort zijn: dat is een mythe. ‘In werkelijkheid switcht je brein tussen taken; dat kost breincapaciteit en zorgt daarmee voor concentratieverlies en een grotere kans op fouten. Tóch proberen te multitasken is een verspilling van energie, tijd, creativiteit en kwaliteit.’ Omdat elke onderbreking van het werk een switch is, is privacy op het werk belangrijk, stelt Compernolle. ‘Een kantoortuin wordt vaak verpakt als stimulans voor betere communicatie en meer samenwerking. Maar dat is een misverstand. Het gebrek aan privacy zorgt juist voor meer gebabbel en minder echte gesprekken, meer afleiding en meer irritatie. Slechts 13 procent van mensen die denkwerk doet, vindt een open office van meer dan 3 mensen een goede werkplek.’
Chronische stress is niet goed voor de hersenen. Het maakt je minder creatief, productief en vindingrijk. Niet alleen je werk zelf, maar ook geluid en beweging roepen een stressreactie op. In een open kantoor is je brein daardoor constant alert, waardoor het minder goed functioneert en sneller uitgeput raakt.
Flexibel en gescheiden
Wat betekent dit nu voor de inrichting van een kantoor? Compernolle noemt een flexibel kantoor dat zich aanpast aan de behoefte van mensen als een goede oplossing om zowel concentratie als ontmoeting te stimuleren.
Aangezien de denkwerk volgehouden focus vereist, zijn voldoende werkplekken waar mensen zich kunnen concentreren de eerste prioriteit, schrijft de wetenschapper. Deze moeten stil zijn, visueel afgeschermd, makkelijk te personaliseren en er moet voldoende daglicht aanwezig zijn. Concentratieplekken kunnen aparte kamers zijn maar ook een open ruimte, zowel met als zonder schotten ertussen, ‘zolang mensen maar niet auditief of visueel afgeleid worden’.
Daarnaast moeten er aparte ruimtes zijn voor samenwerking en ontmoeting. Samenwerkplekken moeten prikkelend zijn, met daglicht, een goede akoestiek en de aanwezigheid van de benodigde technologie. ‘Om ontmoeting te bevorderen, kunnen kantoren zo worden ontworpen dat zodra mensen hun breinwerk-stimulerende ‘basiskamp’ verlaten, contact met anderen onvermijdbaar is.
Juiste mindset
Denk niet alleen na over de werkruimtes zelf, maar ook over de gangen en ‘pleinen’ in een kantoor, adviseert Compernolle. De ‘verkeersstraten’ in een kantoor moeten worden aangepast aan de ruimtes waar ze naartoe leiden. Richting de ontmoetingsplekken is het een gezellige boulevard met watertappunten, fruitmanden, tv-schermen en vrolijke kleuren. Kom je dichter bij de stilteplekken, dan wordt de verkeersruimte rustiger, met tapijt en rustige kleuren. Posters en schermen ontbreken, om je alvast in de juiste mindset te brengen.
Tenslotte, om het archiverende brein de kans te geven om actief te worden, moeten er ruimtes zijn waar mensen kunnen herstellen en ‘afkoppelen’. Dit kan door rust te nemen, maar ook door actief of sociaal te zijn. Voorbeelden zijn een meditatieruimte, een sportzaal of een horecaruimte. ‘Belangrijk is dat de ruimtes voor concentratie en communicatie echt gescheiden zijn van elkaar’, stelt Compernolle, ‘zodat de functies niet in elkaar overlopen. Maar ze moeten ook niet te ver van elkaar afliggen, omdat dan de kans bestaat dat ruimtes ongebruikt blijven. En vergeet de behoefte van mensen niet om even de buitenlucht in te gaan.’
Compernolle geeft nog een laatste waarschuwing. ‘Als breinwerkers zich grote delen van de dag niet helemaal kunnen loskoppelen van hun smartphone, dan zal ook het best ontworpen kantoor hun intellectuele productiviteit niet bevorderen. Vrijwel niets ondermijnt de intellectuele productiviteit zo erg als altijd verbonden zijn via de smartphone en het multitasken dat er het gevolg van is.’