De gemeente Apeldoorn wil een gebouw dat medewerkers uitdaagt en stimuleert. Projectmanager Marleen Bijker ziet kans om de hele organisatie in beweging te krijgen en toekomstbestendig te maken.
Het was warm afgelopen zomer in het gemeentehuis in Apeldoorn. Héél warm. Het verouderde gebouw kon de hitte van buiten niet goed koelen, waardoor het op sommige verdiepingen wel 36 graden werd. “We moesten mensen naar huis sturen”, vertelt Marleen Bijker, projectmanager van Huis van de Stad zoals het project heet. “Het was een onwerkbare situatie.”
Niet meer van deze tijd
Dat het bijna 25 jaar oude gebouw dringend aan renovatie toe is, merken de ambtenaren maar al te goed. Niet alleen het klimaat, ook de inrichting is niet meer van deze tijd. Het kantoor bestaat vooral uit lange gangen met daaraan kleine kamers, en de balies hebben nog tralies. “Echt waar”, bevestigt Bijker. “Als je je paspoort komt halen, zie je dat de balies, als ze niet worden gebruikt, worden afgegrendeld met tralies.” Kortom, het gebouw voldoet technisch en qua gedrag dat het oproept, niet meer aan de eisen van de tijd; laat staan dat het toekomstbestendig is.
“We willen dat het gebouw én de mensen energie uitstralen, en het beste van zichzelf naar boven halen.”
De gemeente Apeldoorn wil de gelegenheid van een renovatie gebruiken om eens goed te kijken naar de organisatie zelf. Volgens Bijker kan er een flinke moderniseringsslag worden gemaakt. En hoe mooi zou het zijn als het gebouw die modernisering ondersteunt. “Wij willen dat het gebouw en de mensen energie uitstralen, dat medewerkers prettig kunnen werken en het beste van zichzelf naar boven halen.”
Niet alleen een fysiek project
De verbouwing is niet alleen een fysiek project. Het gaat ook om de vragen ‘wie willen wij als gemeente zijn?’ en ‘hoe geven we onze dienstverlening vorm?’ “De relatie tussen inwoners, bedrijven en de gemeente verandert”, stelt Bijker. “We werken steeds vaker in samenwerkingscoalities. De gemeente kan daarin ondersteunend zijn. Het stadhuis moet een plek worden waar je als inwoner of bedrijf graag in gesprek gaat om je eigen ideeën vorm te geven.”
Dat betekent dat de gemeente qua gebouw én wat betreft houding en gedrag van medewerkers, uitnodigender moet worden. “De hele organisatie moet er dus achter staan”, vertelt Bijker. In het project werkt Bijker met een club van vijftig ‘ambassadeurs’. Iedereen die kritisch wil meedenken, mocht zich aansluiten. “Het is een enthousiaste groep uit alle gelederen van de organisatie, die intensief is betrokken bij het project.”
Vier thema’s
De verbouwing van het stadhuis richt zich op vier thema’s: duurzaamheid (qua gebouw en qua inzetbaarheid van mensen), ontmoeting (met burgers en tussen ambtenaren onderling), dienstverlening (alle diensten onder één dak in plaats van versnipperd over de stad) en kantoorconcept (meer openheid, flexibiliteit en beweging). Samen met de ambassadeurs is het programma van eisen geformuleerd.
Daarnaast, zo vertelt Bijker, zij er met alle zestig teams sessies gehouden waarbij iedereen meedacht over de vraag ‘wat heb je nodig in het gebouw en wat wil je juist niet’. “Werkenderwijs kwamen twee wensen opvallend vaak terug: mensen willen een espressobar met goede koffie waarvoor ze best willen betalen, en ze willen af van de gangen en kamers zodat ze elkaar vaker kunnen treffen. Ook het gemeentebestuur wil graag meer mogelijkheden om ambtenaren en inwoners en bedrijven te treffen.”
“Werknemers willen af van de gangen en kamers zodat ze elkaar vaker kunnen treffen.”
Deze aanpak heeft geresulteerd in een beweging waar iedereen bij wil horen, zegt Bijker. “Mensen sturen zelf ideeën op, iedereen praat erover. Samen willen we later in het proces dorps- en wijkraden gaan verleiden om ook enthousiast te worden en mee te denken over de relatie tussen gemeente en burger. We gebruiken de energie van de organisatie om deze grote verandering tot een succes te maken.”