Kantoren

Een gastvrij kantoor vergt niet zomaar een receptionist

Frame Offices wil kantoormedewerkers de gastvrijheid en service laten ervaren van een vijfsterrenhotel. ‘Wij geloven dat hospitality het verschil maakt in kantoren.’

Wie het pand van Frame Offices in Haarlem binnenloopt, ziet in eerste instantie een gezellig café waar mensen zitten te lunchen en werken. Een jongeman achter een balie maakt oogcontact. ‘Goedemiddag, kan ik je helpen?’ Officemanager Coen de Wildt legt later uit dat hij hiermee de ‘15-5-regel’ toepast: ‘Als iemand 15 feet – zo’n 4,5 meter – van mij vandaan is, kijk ik diegene vriendelijk aan. Op 5 feet ofwel 1,5 meter spreek ik de persoon aan.’ Als ze gezien worden, voelen mensen zich welkom, is de gedachte erachter. ‘Dat geeft een heel ander gevoel dan wanneer je naar een balie loopt en de receptionist kijkt pas op als je zelf iets zegt.’

Het hotelgevoel is in het pand van Frame Offices al duidelijk voelbaar

De 15-5-regel is een van de manieren waarop Frame Offices het ‘hotelgevoel’ wil overbrengen aan kantoormedewerkers en hun bezoekers. Het bedrijf exploiteert kantoorruimtes op diverse locaties in het land, waaronder Rotterdam, Haarlem, Leiden en Amersfoort. In kantoorpand Pharos in Hoofddorp is Frame Offices verantwoordelijk voor de ontvangst en voor het creëren van een ‘community-gevoel’ bij huurders. Pharos wordt nu nog verbouwd, maar de eerste huurders hebben al hun intrek genomen en communitymanager Suzanne de Vries staat voor hen klaar. 

‘Mensen komen hier voor het eerst werken. Zo’n nieuwe werkplek is spannend. Ik wil ze welkom heten en wegwijs maken, zodat ze een goede eerste indruk hebben’, vertelt De Vries. ‘Leuk dat je er bent, heb je alles kunnen vinden, hoe is je werkplek? Ik ben trots op wat hier gaat komen en dat enthousiasme probeer ik over te brengen.’ 

De horeca op de begane grond draagt bij aan het hotelgevoel

Mensen samenbrengen

De Vries werkte voorheen bij Center Parcs; De Wildt komt uit de hotelwereld – branches waar gastvrijheid topprioriteit is. De Vries noemt het ‘gastgerichtheid’. ‘Gastvrijheid is de basis, maar gastgerichtheid gaat verder. Ik wil weten hoe mensen heten, wat ze doen en wat ze bezighoudt. Ik wil een band met ze opbouwen. Zo hoorde ik net dat de directeur van een van de bedrijven hier een prijs heeft gewonnen. Straks ga ik hem even opzoeken en feliciteren.’

Ook wil De Vries de band tussen werknemers van verschillende bedrijven helpen creëren. ‘Als gastvrouw wil ik mensen samenbrengen. We werken allemaal in hetzelfde gebouw en het werkt fijner als je niet anoniem langs elkaar heen loopt, maar samen dingen kunt delen.’ Een van de pijlers van Pharos is ‘healthy working’, noemt De Vries. ‘Daar horen zaken als een gezonde lunch en fullspectrum licht bij, maar ook het ontmoeten van je kantoorgenoten. De eerste vrijdagmiddagborrel hebben we al gehad, er gaan mensen samen sporten, maar we zouden ook exposities of TEDx-evenementen kunnen organiseren.’ 

Taxi naar de Jopenkerk 

Een ander belangrijk visitekaartje voor Frame Offices is de dienstverlening: het bedrijf wil huurders ‘tot in de puntjes ontzorgen’, aldus De Vries. ‘Dat gaat van taarten en bloemen bestellen tot kleding naar de stomerij brengen en van vergaderruimte reserveren tot de telefoon voor ze opnemen. Wij zijn een verlengstuk van hun eigen bedrijf.’ 

Zo kreeg De Wildt onlangs de vraag van een huurder van een andere Frame-locatie of ze in een weekend mochten vergaderen bij Frame Offices in Haarlem. ‘Eigenlijk zijn wij gesloten in het weekend, maar we hebben toch alles uit de kast gehaald. Toen ik tijdens het telefoongesprek doorvroeg, bleek dat ze wilden blijven overnachten en ’s avonds iets leuks wilden doen. Ik heb ze direct een aantal suggesties gedaan voor hotels en restaurants. Uiteindelijk heb ik alles voor ze gereserveerd, inclusief de taxi naar de Jopenkerk voor een biertje op zaterdagavond.’

Om de dienstverlening en gastvrijheid nog beter te maken, geeft De Wildt zijn collega’s sinds kort de training ‘Up Your Service’, die ook werd gevolgd door bedrijven als Singapore Airlines en Microsoft. ‘Door proactief te zijn willen we meer waarde creëren voor onze huurders.’ Zo begint De Wildt zijn dag altijd met een rondje langs de flexwerkplekken om kussens recht te leggen en te zorgen dat alles er schoon en netjes uitziet. Ook brengt hij de post langs bij de bedrijven die kantoorruimte huren. Met Sinterklaas schreef De Wildt een gedicht waar alle huurders in voorkwamen en hing hij een zakje kruidnoten aan iedere deur. ‘Nu zijn we aan het kijken hoe we meer beleving kunnen toevoegen aan de vergaderzalen. We leggen sinds kort een doosje neer met een kleine verrassing: niet alleen een pen en notitieblokje, maar ook een pepermuntje, chocola en een handdoekje. We willen nét iets extra’s doen.’

Die extra service is niet alleen fijn voor klanten; ook de gastheren- en vrouwen van Frame Offices zelf beleven er plezier aan. De Wildt: ‘Het is leuker om ergens te werken waar je goed contact hebt met elkaar.’ De Vries: ‘Bij de vestiging in Rotterdam werken vijftig bedrijven. Toen er kerstpakketten werden uitgedeeld, werden onze collega’s ook in de watten gelegd.’

Tempel

Frame Offices gaat reuring en community naar Pharos brengen

De Vries hoop dat er in Pharos een levendige community ontstaat. ‘Ik zie het al voor me: als je hier straks binnenkomt, merk je dat er reuring is. De lobby moet een ontmoetingsplek worden en voor huurders een verlengstuk van het eigen kantoor. Huurders ontvangen er hun klanten, drinken koffie aan de bar of lopen het restaurant in voor een lekkere lunch.’ Ook de onlangs gelanceerde Pharos-app zal over een jaar een en al levendigheid zijn, hoopt De Vries. ‘Je kunt er niet alleen reserveringen mee doen, maar ook foto’s plaatsen van de laatste borrel of een oproep doen om samen geld in te zamelen voor het goede doel.’

Uiteindelijk is de persoonlijke aanpak en aandacht de sleutel tot succes, zeggen De Wildt en De Vries. ‘Voor bedrijven is het vinden van goed personeel een steeds grotere uitdaging. Goede secundaire arbeidsvoorwaarden én een fijn, gastvrij kantoor met uitstekende dienstverlening kunnen talentvolle sollicitanten echt over de streep halen’, zegt De Vries. ‘Wij zijn geslaagd als Pharos aanvoelt als een tempel voor de werkende mens.’

Foto’s: Frame Offices en Pharos

Reageer op dit artikel